善用簡報軟體行銷自我理念

上個月有機會到南部某大學聆聽行銷系列的課程，講師群均是相關領域的知名教授，素來以研究成果豐碩、博得學生愛戴聞名。筆者雖慕名往赴親炙大師們風采，可惜卻沒能盡興而歸，何以故？
問題出在多數演說者不懂得善用簡報軟體，而使得講述過程顯得平淡無奇。美國溝通訓練顧問布赫(Dianna Booher)早就注意到這種情形，曾於《CEO Refresher》雜誌指出，很多人在使用簡報軟體時，常犯以下幾種錯誤：
^1.過於冗長或簡陋。使用簡報軟體時，最糟的情況是，投影片上只有密密麻麻的文字；反觀也有人矯枉過正，卻讓投影片上只條列出二、三點綱要，看起來有如家庭主婦的購物清單。其實，應該思考如何以純文字以外的方式表達，例如增加照片或圖表等視覺元素。
^2.選擇不適合的視覺輔助工具。現行如Powerpoint的簡報軟體，多附有圖庫，多數演講者喜用來點綴畫面，雖說達到了美觀的效益，但卻忽略了應該插入與主題相關的圖片，來詮釋演講的內容，才能獲取相得益彰之效。為了要選擇最適合報告的視覺輔助工具來表達概念，還需在版面上統一字型，並盡量放大字體，俾便坐於後排的聽眾閱讀。
^3.對著簡報軟體報告。主講者對報告內容應該極為熟悉，以能隨時對聽眾運用臉部表情或肢體語言加強演講的生動性，而不是一直看著簡報軟體，尤其忌諱把簡報軟體上的內容逐字照唸。千萬別落入世人所嘲諷的「三板」講師──報告者目光只知盯著「黑板」、「地板」、「天花板」。
^4.製造混亂。投影片應避免丟給聽眾一大堆的數字，這種情況會造成模糊焦點的效果，可惜演講者慣於show出「讓數字說話」的專業，忽略了聽眾並不想在聽講過程中傷腦筋。故而只給予聽眾關鍵的數字即可，例如，公司的支出增加了30％，如果必要，其他的次要數字則可印成講義，供聽眾在報告後參考。
^5.簡報軟體成了主角。報告內容的主軸不應該是從一張投影片到下一張投影片，徒然讓簡報軟體的重要性超越了主講者。切莫忘記演講者才是主角，簡報軟體只是發揮輔助功效的配角。因此不可有「既然要使用簡報軟體，不如就多做幾張投影片」的心態，到最後時間控制不當，落得講不完還得向聽眾道歉，反而營造了不專業的形象。
^6.充斥過多的訊息。一張投影片應該只有一個主要概念，使用簡報軟體的一個主要目的，是簡化複雜的資訊，如果聽眾必須仔細研究才能了解軟體上的內容，便失去了原來的意義。
^7.投影片轉換過於花俏。投影片轉換的方式會影響簡報的速度感，如果投影片是以逐漸淡出和淡入的方式轉換，報告的步調會顯得比較慢；如果是以快速飛出和飛入的方式處理，步調則會顯得比較快。設法統一轉換的風格。
不論是行銷專業的教授學者，還是直銷線上的精菁份子，其學養世所欽敬，如果還能進一步善用科技設備，「學以致用」地將投影簡報的畫面內容設計得更親切、更協調，想必更能行銷出自我優秀的理念，不論對學術、對業績都肯定會有正面的效應。