直銷公司資訊系統規劃

值此瞬息萬變、資訊爆炸的九○年代，「掌握資訊，即是贏家」，幾乎已成為大家耳熟能詳之名詞。這確實已是不爭之事實。因為掌握資訊，即能掌握先機，運籌帷幄。
利用資訊做出最佳之決策，方能於競爭激烈之商場中，使企業立於不敗之地。因此，如何建立電腦化之管理資訊系統，將影響到公司是否能夠永續經營。而對於直銷公司而言，資訊系統更可以說是公司之命脈。

規畫電腦系統先了解行業特性
試想，一家公司可能有成千上萬甚至超過十萬個的直銷商，如果無完善的資訊管理，公司如何掌握眾多直銷商的動態來協助及輔導呢？
又推動各種行銷計畫，都必須以各種行銷資訊作為分析研判的基礎，才能達成預期目標。再者，直銷公司隨著業務的不斷成長，可能將據點拓展到海外，因此，電腦系統的連線及資訊系統的整合是否規畫得當，都極可能影響到公司日後的發展。
故不管那家直銷公司，在籌設之初，即應有通盤的規畫，以建立管理資訊系統。筆者現僅就過去數年曾擔任兩家直銷公司資訊部門主管之經驗，略述直銷公司電腦化規畫時應注意之事項，以提供有心人士之參考。
欲規畫一直銷公司之電腦系統，須先了解行業之特性。基本上，直銷業應屬買賣服務業，但因行業之特性，在實際的經營運作上，又有許多獨特之處，現將直銷業之運作功能分述於下：
一、加入：要成為直銷商，首先就要選定一家直銷公司，因此加入作業，乃為直銷商和公司接觸的第一步。
二、訂貨：隨著各公司的運作不同，直銷商可直接到公司訂貨，或是以電話或傳真訂貨，再由公司配送到家，或是至提貨中心提貨。
三、客戶服務：直銷商可透過客戶服務部門查詢諸如制度、產品、業績或獎金等問題。
四、教育訓練：公司須提供各種不同的教育訓練或講座，例如組織發展、產品知識或人際關係之課程，以協助直銷商成長。
五、活動舉辦：直銷公司常透過各種活動，如表揚大會、年度大會、旅遊活動，以激勵直銷商，使其能不斷衝刺，更上一層樓。
六、文宣出版：各種刊物如月刊、快訊之出版，輔銷器材及產品DM之設計製作。
七、行銷企畫：藉著各種行銷企畫方案，進行一波波連續不斷的攻勢，以刺激銷售，提高業績。
八、儲運：各種倉儲活動，諸如商品入庫、上架、出貨、盤點及倉儲管理。
九、財務：各種財務活動如直銷商繳款、獎金發放、資金調度、資金運用。
十、人事總務：人力資源運用及各種總務作業。

架構健全，功能齊全
以上所述為一般直銷業的各種運作功能。現僅將各系統之功能介紹如下：
一、客戶管理：直銷業是以「人」為核心，直銷公司欲了解直銷商之動態，須借助規畫完善資料齊全的客戶管理系統。規畫本系統，以下兩點須加以注意：
(1)直銷商基本資料務必詳實，以免陷入「資料到用時方恨無」之困境。舉例而言，如基本資料包含有「興趣」一項，則當公司欲舉辦活動或比賽時，就可以電腦查詢所有具該項興趣的直銷商，如此效果必定大為提高。
(2)在系統設計上須考慮多筆處理及一次完成，如此不但使用者操作方便，且可提高整體效率。例如某一月份如有十位直銷商要轉移經銷權，系統之設計，應做到在同一畫面可輸入所有轉讓者及接受者之直銷商編號，經系統確認後，即可一次完成移轉動作。
二、訂單管理：直銷商之訂貨，由此系統處理。此系統規畫時，應廣泛考慮各種不同訂貨方式的處理及控制，如現場訂貨、電話或傳真訂貨，尤其是時效的掌握宜注意，各種繳款方式如現金、電匯、信用卡，如何確認已繳款、是否收取服務費，在設計時皆須一併考慮。
三、庫存管理：涵蓋進貨、驗收、出貨、存量控制。庫存管理得當與否，影響公司之營運甚鉅，因管理不善，可能產生缺貨，或是配送出問題（撿貨錯誤或配送速度太慢）；如存貨過多，則積壓資金；系統設計時應考慮出貨和收款之稽核；每日總出貨量之查核（以出貨總表和出貨單之總和作核對）；庫存管理和採購政策之關係（何時為最佳之採購點）；庫存管理和財務系統之關係（因庫存成本會影響資金之調度及運用）。
四、獎金作業：獎金電腦作業，可以說是直銷電腦系統最獨特、最複雜也是最重要的部分。獎金對直銷商的激勵可說是最直接的，而任何獎金計算的微小錯誤，都可能導致直銷商對公司的不信任。因此在規畫時，須設計一套嚴密的核對程序，在每月獎金計算出來後，以此程序再核對一次，以確保獎金計算無誤。
五、管理資訊：各種管理性報表，如直銷商統計報表（可按地區、縣市、年齡、加入時間、職級來區分）、銷售報表（可按訂單金額、產品、區域、組織來區分）、獎金分析報表等。經由管理報表之分析，所得到之資訊，可提供給公司相關管理階層，作為決策之參考。本系統規畫時，須與相關人員作密切而充分的溝通，方能真正滿足使用者之需求。
六、系統管理：電腦日常作業之管理，須藉由此系統，以確保資訊運作正常。例如資料備份、使用者權限之管制、參數之設定。在規畫本系統時，應留意系統參數之設定應有彈性，日後制度如有修改時，只須更改參數而不須修改程式。

運作順暢與內部管理息息相關
此外，如欲提高服務品質，電腦語音系統亦可考慮設置。電腦語音系統可不受上班時間的限制，全天候二十四小時提供直銷商各種服務。諸如電腦語音訂貨、業績或組織發展的查詢、公司訊息的查詢等。對於眾多兼職的直銷商，由於上班時間不方便訂貨或查詢，此項幫助尤其有用。因此藉由電腦語音系統，不但可提升服務品質，也相對的增加直銷商對公司的向心力，提升公司形象。
以上所述，乃針對電腦應運系統之規畫作一簡單之介紹。而資訊系統是否運作順暢，則和公司之內部管理有極密切之關係。管理制度化可以說是企業電腦化成功的先決條件。所以公司一定要先建立標準的作業流程，且員工皆熟習此流程，電腦化才可能成功。因此，有了完善的制度，必須再輔以經驗豐富的資訊人員來作規畫，才能確保資訊化之成果。