完備的資訊系統幫助企業渡過風暴

直銷產業是由多層次的人際網絡所組成，有時公司的政策在層層人對人的傳播過程中，一不小心就容易產生失真、誤解甚至質疑？但是有多少直銷公司準備好接受「質疑」的衝擊！
南部一家直銷公司，因故接受調查單位調查，後來因為有幾張發票沒有開，公司主機被查扣，好死不死，這家公司的資料沒有備份，於是，不管事後是否查有實據，營運資料被取走的公司等於當場被宣判死刑。這個案例曝露一個問題，許多直銷公司對企業資訊系統的建立，經常是掉以輕心，以上例來看，企業連備份都不做，如果遇上的不是司法單位的查扣，而是火災，公司據以營運的重要資料就付之一炬。
由於產業特性及歷史的因素，直銷公司的誠信一旦被質疑，後果往往是引來銀行、主管單位(公平會)甚至司法單位的調查。若直銷公司如果無法快速提出具體的資料，以杜?外界的質疑，那麼一點小事，可能會被無限延伸而擴展為不可收拾的局面。

一個問題會帶來第二個問題
以今年2月，龜川公司被媒體誣指為吸金的事件為例，有關的銀行及公平會立即介入調查，在銀行部份，由於大部分公司會員採用刷卡機制，銀行擔心後續會有爭議款，因此事發第二天立刻就來調閱刷卡會員的資料及簽單是否屬實。
公平會則前來調查公司有關會員加入、解除契約、終止契約、退換貨等作業是否符合相關程序。由於龜川公司很快的由電腦中調閱相關資料，並提供完整的原始資料，以供查詢，得到公平會及銀行的信任，因此沒有節外生枝。
不妨設想一個問題，如果公司的資料建置不全，在爆發危機的情況下，工作人員手忙腳亂，無法提供充分資料，引起調查單位的疑慮。那會有什麼後果？相反的龜川公司為何可以輕易的化解此次危機？重要原因之一在於公司所有營運的資料都詳實紀錄在公司的資訊系統中，協助龜川公司建置資訊管理系統的傳鉅資訊有限公司樊漢明指出，許多直銷公司，尤其是新成立的直銷公司為了節省公司開辦建置經費，只做獎金計算系統。而龜川公司的企業資訊系統除了獎金計算外，尚包括會員管理系統、訂貨管理系統、獎金管理系統、媒體管理系統(會員佣金、稅務、電子發票)、作業管理及進銷存等項目，這些系統除了使公司經營層在平時可以得到完整的決策資訊外，一旦面對外界的質疑時，更可以快速的提出資料以解除疑慮。
數位資訊系統的建立可以協助公司釐清事實，但是外界查核時，一定會需要參照原始的文件，因此企業必需落實文件的檔案管理工作。龜川一個高階管理人員表示，由於公司的管理嚴謹，因此就算是剛上任的新手，也可以有效率地的找出各種原始資料及文件。
由於資訊系統建立完善，加上檔案管理確實，因此龜川公司在面對公平會的查核時，能夠快速的調出對方指定的資料，使本次媒體的烏龍報導看似危機變成轉機。

建構資訊系讓企業經營長久
樊漢明同時指出再完善的資訊系統，也需要有人正確的操作，因此企業內部要針對資訊流程及行政流程的環扣提供深入的工作訓練。以出貨與退貨的流程為例，每一筆訂單藉助電腦系統清楚標示著所有的資訊，包括發票序號、刷卡單號、出貨狀況，一旦發生退貨情事，經過訓練的員工除了可以輕易找出相對應的訂單外，重點核對亦是非常必要的。
許多直銷公司的經營者，在考慮資訊系統的建置時，只重視?金計算的功能，除了認知不明外，費用也是一個很大的考量因素。不過有心長久經營業者應當了解不怕一萬只怕萬一的道理，在公司資訊及檔案系統尚未建立完整的情況下，一個尋常的疏忽，都有可能會成為讓公司終止營業的大災難。