直銷業的訂單處理

由接到直銷商訂貨開始至準備著手撿貨之間的作業階段稱為訂單處理，包括接單、直銷商訂單的資料確認、存貨查詢、單據處理等。此外，訂單處理可以說是與直銷商接觸最基本且最頻繁的工作，對於直銷商的多寡、訂單的數量甚至直銷商對公司品質滿意度的情況最為瞭解，公司管理者可由訂單處理部門得知直銷商訂貨情形及直銷商對服務品質的看法與需求，進而改善或開發更便利、更有效的訂貨方式或處理辦法提供直銷商更快速的服務。
隨著流通環境及科技發展，處理客戶訂單方式已漸由傳統的人工接單演變為電腦系統的作業處理。人工處理較具有彈性，但只適合少量的訂單，一旦訂單的數量稍多，處理即會變的緩慢且容易出錯。而電腦化處理能提供較大速率及較低的成本，適合大量的訂單。

多樣化的訂貨管道
以安麗公司為例，在直銷商的檔案及訂單數量快速成長之下，對於訂單處理作業也一直在求新求變，除了力求多樣化、簡單化之外，直銷商業績的計入、存貨數量的扣除在接單的同時更是做到了即時化。
保持適量產品以供應顧客需求，是直銷商建立成功直銷事業的基本工作之一。另外提供數種不同的訂貨管道供直銷商自行選擇最適合的訂貨方式，以便於快速的服務顧客。如：郵寄與傳真方式在訂單處理雖較費時，但卻能有效的服務山區、偏遠地區及聾啞的直銷商。而在公司的各個據點提供現場訂價服務更能解決直銷商緊急之需。如安麗自1991年起提供電腦語音訂貨以來，由於24小時免費，公司的接單作業更是快速且正確，其便利與成效以每天3000張訂單中，訂貨方式來自語音管道者高達70％的比例，可想而知了。
為便於直銷商迅速完成訂貨手續，公司應提供多而簡單的付款方式。若以郵寄方式訂貨，自然以劃撥付款居多，而現金、支票、銀行電匯、自動轉帳及公司信用卡之使用率亦頗高，安麗信用卡自'98年4月份正式全面實施以來已達38％訂貨使用率，除了顯示其簡便化以外，至少45天無息資金運轉更是有利於持卡訂貨之直銷商。

即時化的業績與存貨
業績是直銷商自我努力的成果，存貨是公司重要銷售的商品；兩者分別是直銷商與公司隨時需要掌握的重要資訊，電腦化的訂單處理除了提昇作業效率與降低錯誤外，當直銷商完成訂貨的當時，系統隨即確認直銷商業績與公司存貨並提供立即查詢，大大有助於直銷商自我評估及公司存貨調度，可免於發生業績不足或訂單缺貨之憾事。安麗公司訂貨作業在多年的發展過程中，一直本著經濟、迅速、有效而正確的原則不斷改善及開發，整個訂價流程自直銷商下訂單、付款到公司交貨的各種方式完全由直銷商自行選擇。然而，其中最受歡迎的使用方法是以語音訂貨、選擇自動轉帳或信用卡付費，而產品則以貨運方式送達；平均所佔比例約為70％，其最大特色就是直銷商可以足不出戶及完成訂貨並且在平均1.5天內就可收到所需貨品，如此便利省時的訂貨作業，必能協助直銷商做有效的時間規劃。訂單工作雖重要但不需耗時過多，直銷商可將寶貴的時間進行銷售、推薦及服務，這對直銷商拓展業務而言必是一項超值的資源。