運用公司資訊資源，不走旁門左道

「商場如戰場」，在日趨競爭的直銷市場中，直銷商就如同在前線作戰的部隊，在市場上衝鋒陷陣，而直銷公司則扮演著後勤支援的角色，提供各種必要的支援服務。
一般我們談到公司提供之資源，首先浮現在腦海的一定是產品，再其次是服務，例如訂貨、配送之服務。而「資訊」，通常會被大家忽略了。殊不知傳統上認為企業的三大要素為人、財、貨，但自從進入九○年代後，由於資訊的重要性與日俱增，已和人、財、貨並稱為企業四大要素。因此，如何運用資訊使其成為直銷事業發展的助力，對眾多的直銷商來說，已是刻不容緩的課題；如再深入分析成功的直銷商，更可以發現他們都擅長運用資訊，利用公司提供之組織資訊，以掌握組織；而銷售資訊則可做為經營分析之參考。
一般而言，直銷公司之資訊系統皆以電腦運作，所含之資訊包羅萬象，現在筆者就以直銷商的角度，來分析探討應如何去取得及應用那些資訊，以協助發展及管理組織，並增加銷售業績。

運用組織表　掌握下線動態
一、組織資訊：當您加入直銷業一段時間後，隨著組織成長，下線直銷商日益增加，如何掌握眾多下線之動態，適時的加以輔導，常成為許多直銷商感到頭痛的問題。此時下線組織表（簡稱組織表）即為最有效之工具。
通常組織表可分為個人小組組織表及經理直銷商（註）組織表。個人小組組織表，乃針對本人或下線所吸收且尚未晉升為經理之直銷商，所設計之報表；經理直銷商組織表，則完全針對經理直銷商。兩者主要的差別，乃在於對象的不同。
基本上，組織表包含有下線編號、姓名、職級、加入日期或升級日期、月銷售額等資料。銷售額可能是當月業績及上月業績，或是最近半年之業績，按上下線之關係作層次式的排列，可一目了然的看出上下線彼此之間的關係。報表之格式因公司別可能略有不同，取得方式也有所不同，有的公司是每月定期免費寄給某個職級以上之直銷商，有的公司則須付費申請。
直銷商可由組織表，一則了解組織發展狀況，例如本月分有那些直銷商加入或升級，以做必要的協助或輔導；另一方面則可了解下線之銷售狀況。例如，發現某一下線零售業績一直不錯，上月分突然急速下降，本月也未見起色，則須立即深入了解以採取因應措施。而如您的下線有許多經理直銷商，則可藉經理直銷商組織表，來掌握所有經理直銷商之動態及業績。

了解資訊運作　直銷如虎添翼
二、業績資訊：直銷商加入後，在每個晉升階級都有須達成的業績，因而常有直銷商因微小的差距而未能達到標準，以致未能升級或達獎金領取資格而遭到損失，尤其是在月底衝刺業績時，對於業績資訊的掌握更是重要。通常大多數公司都提供有業績的及時查詢，直銷商只須透過電話直接向公司服務人員查詢；如果公司已有電腦語音系統，因為語音系統通常是二十四小時服務，查詢更為方便。
三、訂單及繳款資訊：以電話或傳真訂貨之直銷商，可向公司之客戶服務人員查詢是否訂單已輸入電腦、銀行匯款是否已進入公司帳戶、訂貨是否已經配送。舉凡這些訂貨、繳款、配送之資訊都可立即由電腦查詢得知，幫助直銷商掌握訂貨狀況。
四、獎金資訊：每個月公司將獎金計算完成後，直銷商都會收到公司寄發的獎金報表，獎金報表上通常記載著該月分的交易狀況，各種獎金的明細及來龍去脈，如零售獎金、業績獎金、領導獎金、分紅獎金，以及各種積分當月及全年累積的數值。因此直銷商每月接到報表時，即應仔細的檢視，如有任何疑問，可向公司查詢，以確保本身之權益。
五、其他資訊：如果公司有語音系統，通常還可提供很多其他訊息，例如產品是否缺貨、公司近期的活動，以及公司對直銷商公告之訊息，只要充分利用，可以掌握相當多的資訊。

資訊科技日新月異　多加利用拓展直銷
綜合以上所述，直銷商可以下列方式取得資訊：
一、電腦報表。
二、透過公司客戶服務人員由電腦系統中查詢。
三、直接以電腦語音系統查詢。
而隨著資訊科技的進步，相信在不久的將來，直銷商將可經由通訊網路與公司電腦連線作雙向的溝通。例如，直銷商可透過電子郵遞將消費者對產品的意見傳送給公司；或反映直銷商的心聲，使公司能廣泛的收集直銷商的意見，以提供更好的服務。然而資訊必須去運用才有其價值，因此，聰明的直銷商必須懂得如何善用公司提供的資源，再經由分析、歸納，轉變成協助拓展組織及銷售的利器。