高效時間運用術

古羅馬帝國亞歷山大大帝戰功彪炳，史家譽為全鳥盛時期，在一次凱旋返回羅馬的途中，一名低階軍官滿臉愁苦的趨向亞歷山大說：「大帝啊！我自年輕就跟隨您出生入死的征戰，但是我到現在仍只是個低階的軍官。」恰巧這時有一隊載運糧草的騾子從旁經過，亞歷山大便指著其中一隻騾子說：「你看，這隻騾子也是跟著我出生入死無數回啊！」
這個故事讓我們對「時間」這項資源有個啟示：時間對萬物而言都是一樣平等，相同的一段時間，有策略，有方法的管理，會讓你成為大帝；反之，你可能只是個「時間投資」無法回收的平凡人，或者─只是隻騾子！
日本時間管理大師黑川康正，除了負責「黑川國際法律會計事務所」，每日處理事務所各項業務外，每個月還要四處演講，接受訪問，撰寫專欄，同時每年還要出書十冊以上。然而從這些忙碌的生活中，他依然安排出個人的娛樂時間，讀書、下棋；甚至一年內還能數次同家人至海外旅遊。「難道一天真的可以有四十八小時嗎？」，有人禁不住這樣懷疑的問，他笑笑的說，「沒有」。

一分鐘照亮一生
黑川康正的例子告訴我們，「時間」的運用，不是「量」的問題，而是「質」的問題。能夠將時間運用轉化為「投資報酬率」高的具體行為時，短短一分鐘的燃燒，便有可能照亮一生的溫暖。
從前述這兩個例子來探討，時間對個人一生的成敗應該具有攸關地位。然而，時間究竟是什麼？而在面對時間時，又該有什麼樣的態度？
第一，時間組成人生。人生之所以有意義，完全在於擁有時間。而時間的價值，則完全在於運用內容的充實度。惟有不斷地賦予具意義、有價值的事件時，時間才有存在的連續性，從而使得生命有價值。
第二，時間無法貯存，不會等待，它永遠是現在進行式。因此，時間在過去會是一桶灰燼，在未來只是一場夢，唯有在「現在」，時間才具有存在的意義。
第三，時間是一種沒有具體形象，無法抓到的「概念性資源」，它對所有人都一樣公平。每個人的壽命或許會有長短不同，但對於處在「生」與「死」之間的每個人而言，每一秒每一分都是相同的進行著。它的特性不在於你擁有多少，而在於你用了多少。

時間管理三大要素
既然面對時間該有這樣的觀念及態度，那所謂的「時間管理」，其實就是如何將時間做分類及運用，以逐次完成個人的目標。依據這項定義，一套概略的時間管理策略，至少該包括下列三項做法：
一、決定時間運用的優先順序：時間管理既然是「質」的問題，且取決於如何運用，首要之務便是要決定時間運用的優先順序。而時間優先順序的排定，首先在於訂下目標。
目標從時序而言，有短期、中期、長期等不同目標。從「質」來說，有實質或非實質目標；而從人生範圍來說，又至少有身體、心靈、精神、社會、工作、財務等方面的目標。就時間管理長期面來說，應該每一種領域都需設定目標，然後依據個人價值觀去決定目標的先後重要性，再附上順序的時間運用。
不過在做法上卻可依據個人狀況，選擇某個領域，從短期目標做起。舉例來說，一位剛成為會員級的新鮮直銷商，便可以設定在一年後晉升一級的短期目標。而為了達成一年後的目標，他必須計算平均每個月達成多少的PV值。
為了每個月達成這樣的PV值，他就必須在零售開發（含產品熟悉、客戶尋找、拜訪、銷售技巧、成交手法等動作）及組織推薦（含人脈提親、利用，組織輔導，溝通技巧，激勵訓練等動作）上，做不同比重的時間運用，以便能在最有效率的時間內朝目標邁進，而不致浪費太多時間在對目標無助益的目標上。而對一個設定短期內成為最高階直銷商的人而言，其對於時間的運用，就或許是更著重在組織的培訓、拓展及激勵組織生產力提昇了。
二、計算時間的價值：時間就意義上而言，是無法估算價值的，但是為了使個人時間運用有個選擇的依據，我們卻可以計算出一個基本價值。其計算方式是以一年360個工作天為分母，再以預估年收入為分子，如此則可以計算出一個人一天的時間價值，再除以24小時則可以求得個人一小時的時間價值。
三、分析現有時間的運用：前二項做法提供了「選擇時間運用」的基礎，而分析現有時間的運用則提供了「診斷時間問題」的工具。其基本做法是製作一天24小時的表格，以每個小時為一單位，詳實記錄每個小時的利用狀況。類似的「時間分析表」將可協助你抓住那些不符你的時間優先順序、不夠時間價值的「時間小偷」，使你能有效的掌握時間。
時間管理是生涯規劃中，最重要的一項工具，而有了精準的時間管理，才可以讓你每天朝既定目標前進，更能樂在工作，樂在生活。不過在闡述這些觀念及做法後，「時間管理」最重要的就是「有計劃、方向的踏出行動的第一步」，否則最後個人可能僅會是隻「背負時間包袱」的孫子！