因應業態變局的MIS管理系統

這堂課談到的主題我們感受相當深刻，其實偉盟系統和所有的直銷業者一樣，面對直銷和專賣店的整合趨勢，歷經了極大的變革。剛開始直銷業和流通業使用的系統是各自獨立的：流通業的研發團隊對於門市專櫃的銷售流程、靈活多變的販促檔期規則都相當熟悉；直銷業的研發團隊對於錯綜複雜的網狀會員管理、各種變形的獎金制度都有深刻的了解。
然而當直銷業客戶提出開設專賣店的需求，我們發現直銷系統並沒有預留POS資料傳回所需的特殊欄位。同樣地，流通業的會員管理機制也沒有考量積分和多層次上下線的架構，因此這兩個系統整合的複雜度以及投入的研發人力，都遠遠超出我們的預期。不過，這樣的變革議題出現時，對直銷業和軟體業而言都是很好的契機。

一、銷售流程，一拍即合
資訊系統最重視的是直銷和店銷在流程和網路架構的差異。各位可以回想一下您在開架式賣場或超商購物的經驗，如果收銀台的POS系統結帳速度不夠快，就可能讓顧客大排長龍，另外也不能因為網路斷線而中斷收銀作業，顧客的不耐煩會造成收銀員很大的壓力。
但是大多數直銷公司的會員並非到開架式的貨架自取商品，而是經由各種來源填寫訂購單付款，例如現場訂購、傳真訂購、上線代出貨、網路訂購、自動循環訂購。之後還有多元化的出貨流程，有可能現場提貨，但也有可能要求宅配到府，甚至有的直銷公司會透過外包或自有的倉儲集中處理揀貨、包裝、配送。前端櫃檯的時間壓力相對而言就不會那麼大。
當我們將這兩種流程轉化成不同的網路架構圖，就能更明確地讓各位了解這兩種系統的差異。目前主流的直銷系統都是WEB化的架構，總公司只需要安裝直銷系統、資料庫的主機。公司內部員工的每台電腦，不用逐一安裝程式或資料庫就可以上網操作系統，簡化並且加速分公司的設立，讓資訊系統不會成為跨足海外新據點的負擔。
對內的資訊建置完成後，進一步公司也需要提供會員在網路上有專屬的行動辦公室，不但可以查詢或下載各項資訊，也可以在線上訂購商品。更進一步還可以整合物流業者，快速將商品送達會員手中。如果全公司有百分之七、八十的訂單都不需透過櫃檯人員操作，而是從網站下單自動進入系統、由物流代印發票、宅配送出，那麼公司將可用最精簡的成本、最短的作業時間，創造更大的業績。
(插入投影片第四頁的流通業連鎖多據點整合系統架構圖)
若是對應到流通業的網路架構圖，則可看到兩種不同的外點營運。一種型態是專櫃，發票由百貨公司或購物中心商場開立，專櫃人員需要WEB化的ERP系統，將入會與交易資料輸入系統內。越早輸入，總部越能掌握實際銷售情況。另一種據點是門市，需要的則是斷線仍能獨立作業的POS系統，透過網路保持和總部資料庫的連結，隨時可以下載最新的會員資料、商品資料、促銷規則。所有交易的資料都存檔在LOCAL端，再批次傳回總部。
(插入投影片第五頁的直銷業ERP與POS系統整合系統架構圖)
如果直銷公司要設置專賣店，就必須考量如何利用POS系統的優點和網路科技的便利性來把系統串連起來。整合之後，總部和各分公司都有WEB化ERP系統，處理各種金流、商品流、以及直銷會員組織管理的功能。然而超市、生活館、專賣店則需要ERP系統和POS系統並用。在ERP系統處理直銷商入會，POS系統馬上更新會員資料，就能同步處理交易。
另外，專賣店銷售的對象可能包含經營型會員與產品愛用者，只要利用系統中不同的入會方式就能清楚區分，在系統中同樣是銷售單據，卻可以針對不同的會員設計不同的售價、積分、紅利積點和促銷方案。

(待續)