自動循環訂貨問與答（上）

最近許多直銷公司一致關心的焦點都在於整體經濟環境對消費力的影響。景氣好的時候，只要產品好，重銷率一定不成問題，但是當景氣不好的時候，老闆們常常問道，如何可以穩住、甚至提高公司的重銷率？
觀察一些客戶的重銷率變化，我們不難發現，實施「自動循環訂貨」制度的公司，受到景氣趨緩的影響較少。究竟自動循環訂貨對於直銷公司和會員分別有什麼好處？有哪些配套措施可以鼓勵會員參加自動循環訂貨？會員不願意參加自動循環訂貨的主因又是什麼呢？
一、自動循環訂貨對直銷公司有哪些益處？
直銷公司運用自動循環訂貨的動機各有不同，我們可以將其中的優點歸納為下列幾項。
^1.固定的品項→掌握庫存備貨量：會員指定了自動循環訂貨的固定品項，公司就能掌握整個月份至少須為這些會員準備多少庫存。搭配公司原有的安全庫存量控管，就能做更精準的庫存預估，盡量避免商品備貨不足或是庫存過剩的情況發生。
^2.固定的金額→預估資金流量與入帳時間：所有自動循環訂貨都有確認授權的付款方式，可以由公司按月執行，因此財務會計部門可以根據自動循環訂貨的金額，預估各個月份的資金流量。與會員主動向公司訂購相較，扣款的金額與時間點都相當明確，自動循環訂貨可以明確地掌握款項入帳的時間。
^3.固定的週期→培養會員對產品的使用習慣：有些會員剛開始接觸產品的時候，可能沒有固定的使用習慣，公司可以透過自動送達的服務，提醒會員在固定的週期內依照產品正確的用法與用量，將產品使用完畢，無形中，這些商品就成為會員生活中不可或缺的一部分。
^4.固定的下單時間→平均分散訂單量與處理時間：直銷公司常常會有經銷商下訂單的時間過度集中的問題，而自動循環訂貨可以分散會員的訂貨時間。在結業績、補業績的日期，內部同仁的工作量非常繁重，在管理上會讓公司的人力應用有尖峰與離峰時間反差甚大的情況產生，同時也容易造成會員的焦慮與抱怨，實施自動循環訂貨之後，可將每月固定需要消費的會員訂單分散在不同的日期。
二、簽訂自動循環訂貨對會員又有哪些幫助呢？
^1.達成公司規定的責任額：許多直銷公司希望在制度中引導會員即使擁有很好的組織，還是要維持固定的消費責任額，以重銷維持階級、獲得領取獎金的資格、或是維持組織累積的業績。會員簽訂自動循環訂貨的合約，就不會因為忘記訂貨而造成未達責任額的損失。
^2.省去分次訂購的不便：每個月公司都會很貼心地自動寄來會員想要購買的商品，一次合約簽訂就能讓會員節省多次訂購的心力與時間。如果不想親赴公司排隊、也不想麻煩上線代訂、家裡又沒有傳真機可以訂購，但是卻想在家中輕鬆收到固定的商品組合，這時候除了上網訂購之外，也可以選擇循環訂貨。
^3.正確的商品組合：每位會員對於產品的需求不同，也都各自有其最適合重銷的產品組合；有些會員換貨、改單的需求是來自於訂單填寫或輸入時發生的錯誤所導致，如果採用自動循環訂貨，則每次公司都會自動依照會員的需求，配送正確的產品組合，會員無須擔心人為的疏忽，造成換貨與業績計算的困擾。
^4.穩固的業績基礎：下線若是踴躍參與自動循環訂貨，那麼對上線而言，每個週期的業績都會有固定的基本盤，不僅更容易掌握本身獎金與晉升階級的預估，同時也不用每個業績結算日都不斷敦促下線進行訂購。
三、如何藉由資訊系統搭配靈活的優惠方案，提高會員對自動循環訂貨的意願？
對公司而言，鼓勵會員參與自動訂貨是相當有利的，然而需要有良好的配套措施，才能提高會員對自動訂貨的接受度。
^1.從訂貨的金額與積分進行優惠的作法有幾種：
a.提供商品價格上的優惠，這也是最常見的作法；

b.不限金額一律免運費；
c.限定自動循環訂單方可訂購此類優惠組合；
d.允許會員只要循環訂購較低的PV值，就可以滿足較高的責任額門檻；
e.將自動訂貨的積分值回饋固定比例作為會員的購物抵用金，或是免費商品兌換點數。
^2.也可以將自動循環訂貨與獎勵制度相互結合：
a.限制某些獎金項目領取條件必須簽訂自動訂貨；
b.自動訂貨者可以享有較快速的晉升方式；
c.上下線皆簽訂自動訂貨時，上線的部分獎金比例可以提高。
^3. 另外還可以透過一些誘因的設計，鼓勵會員持續自動循環訂貨：
a.連續幾個月以上，或是連續成功扣款幾次，就可以獲得贈品，持續時間越久，可選擇的贈品越多；
b.連續半年以上，就可以免除隔年的續約年費；
c.連續一年以上，自動訂貨的回饋金或點數可以加倍贈送。
四、會員不願簽訂自動循環訂貨最常見的原因是什麼？要如何避免呢？
搭配鼓勵的優惠配套措施之後，對會員而言可以帶來許多益處。然而有許多會員不願參與的原因，通常是擔心公司不尊重會員的意願，對已經提出終止循環的會員仍強迫扣款、持續寄送商品；或是修改指定訂購內容的方式太過繁瑣，也會造成會員的不便。
在資訊系統的層面，只要透過營運流程的改善，配合程式功能的加強，就可以降低會員對於簽訂自動循環訂貨的疑慮。公司可以透過宣導讓會員了解自動循環訂貨真正的實施精神，雖然希望大家固定訂購某些商品，但只要符合公司的行政作業程序與遊戲規則，會員仍然隨時有終止和更換品項的權利。
同時，再配合系統內自動循環訂貨的申請、終止、與變更內容的程式，甚至可以結合會員專區的網站功能，讓會員不用親自前往公司，就可以在家中線上變更訂購的內容。這樣就可以避免該終止而未終止、想變更而無法變更的問題。
只要系統中執行自動訂貨的功能完備，自然而然會員就能對公司實施的自動訂貨產生信賴感。
在景氣的寒冬中，直銷公司越是能在此時提供會員與公司雙贏的措施，越能讓會員感受到公司的用心；優質的政策推行，也需要搭配優質的流程及控管，才能真正做到優質的服務。
在下次的專欄中，我們將繼續與各位分享從資訊系統的角度，如何加速自動循環訂貨的流程。
（本文作者為偉盟系統股份有限公司協理、直銷業資訊系統資深顧問）